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辅助事务外包赋能司法提速增效

肥东法院辅助事务外包周年记

[时间:2020-10-15 09:50:33 稿源:法治安徽网 ]

将85%的审判辅助事务性工作剥离出来全部交给外包人员,让法官专注于审、判、写,法官助理集中做好管、核、写,肥东县人民法院在全省率先“上线”司法辅助事务全流程外包项目一周年之际,最新统计数据显示成效喜人。2020年1-9月,全院新收民商事案件9575件,同比增加24.29%,在新收案件大幅增加的前提下,实现结案8689件,同比增长33.86%,结案率88.03%,同比上升7.48个百分点。民商事案件平均审理天数为31天,与去年同期的55天相比,同比缩短43.64%。今年1月21日,省高级人民法院院长董开军作出批示,肯定肥东县人民法院在司法辅助事务外包方面迈开了新步伐,取得相应成效,值得学习借鉴。

整整一年,面对法院不断上涨的案件、群众日益增长的司法需求、法官不堪其累的现状,肥东法院果断作出变革,引进司法辅助事务外包。从当初的“摸着石头过河”到如今的信心满满,变革让肥东法院尝到了甜头。交出的一周年答卷,在肥东法院院长曹海清看来,是“符合预期,潜力无限”。

▲2020年9月,肥东法院荣获“全省法院一站式多元解纷诉讼服务体系建设先进单位”。

诉讼服务驶上“快车道”

10月9日,国庆长假刚过,肥东县居民王守林赶个大早,到肥东县人民法院起诉邻居张某还款。这辈子没打过官司的王守林,揣着皱巴巴的借条,来到肥东法院诉讼服务大厅。原本下定决心要起诉讨债的王守林一进门,忽然犹豫了,因为他不知道怎么才能打官司。看到门口的智能导诉台,王守林赶忙上前询问。导诉人员详细询问了王守林的需求后,帮其整理了手上的证据材料,引导其取号到诉调对接窗口等候。因案情简单,证据齐备,导诉人员依据法院诉调对接的要求,在征求王守林意见后,引导其接受诉前调解。

▲司法辅助事务外包诉讼服务模块流程图

当天,陆续前来法院办事的人员,通过导诉台,分流到立案审查窗口、材料收转窗口……针对起诉立案的当事人,诉讼服务大厅里的立案“流水线”,让当事人不用辗转询问,正常案件在12分钟内完成立案。从立案审查到材料扫描,再到录入、缴费,每个岗位保障立案程序快速畅通。

顺利立案后的案件,会由工作人员整理并给每本卷宗设置一个二维码,在流转到相应环节时,法院工作人员都可通过手机APP扫描卷宗,接收到自己名下办理,保障卷宗流转过程实时留痕。

给法官递交材料的当事人,也不用发愁联系困难。材料收转窗口的工作人员随时在岗接收,当天转交法官,确保当事人不“白跑”, 材料及时收转,法官安心办案。

来给法官递交补充证据材料的当事人张志年感慨,自己是外地人,来交证据前没跟法官联系,很担心法官开庭或者出差无法对接,没想到法院设置转交窗口,“实在太方便了”。

▲智能导诉台位于诉讼服务中心入口,引导分流当事人。

“分案排期岗位在随机分案基础上,专人负责掌握所有办案法官的承办案件量,进一步均衡分案,从源头保障均衡结案目标的实现。我们要求当日立案当日完成录入,第二日启动送达程序。”肥东法院立案庭负责人介绍。

以上提到的程序性工作都是该院司法辅助事务外包项目内容。

▲分流后的当事人,取号等待相应窗口办理业务。

肥东法院将审判辅助事务界定为是与案件实体审判牵连、以服务审判工作为宗旨的各类司法辅助性工作,主要涉及流程化、重复性、纯程序性作业,分为诉讼服务辅助模块、审判辅助模块等共16个岗位,涉及立案导诉、立案录入、立案扫描、12368服务热线、材料收转、诉讼保全、收案排期、应诉文书制作、内勤送达、外勤送达、上诉登记、庭审速录等。

据统计,自2019年9月,肥东法院正式“上线”司法辅助事务外包以来,在诉讼服务模块中,该院的司法辅助人员导诉引导24170人次,接听12368计11028次。

为一线审判减负增效

9月20日,一批物业服务合同纠纷在肥东法院完成立案。随即,卷宗流转至审判服务模块,送达岗当日统一邮寄送达,顺利送达被告。在平时的送达工作中,先电话联系当事人进行送达,不成功的,再通过查找关联案件或统一送达平台协查,进一步电子送达,穷尽上述方法无法送达后转外勤送达,上门送达或张贴公告。集约化的送达模式,大大缩短了送达时间。今年1-9月,该院案件送达所用平均天数为9天,同比缩短23天。送达成功率88%,同比提高34.35%。

▲司法辅助事务外包审判辅助模块流程图

卷宗流转系统的使用,加快了卷宗流转速度。10月10日上午9点,司法辅助人员韩玉婷将卷宗“装满”小推车,准时向各业务庭室出发。这是经过前期送达、统一排期、电子卷宗已经分发到各位承办法官系统名下的案件,此刻,将由辅助人员对纸质卷宗进行及时输送。刚刚开完庭的立案庭副庭长刘静,收到司法辅助人员送来的新案卷,大致翻了一下卷宗,就基本做到了“心里有数”。因为通过审判管理平台,法官都能提前收到司法辅助人员录入的电子卷宗,在分案完成后,法官即能看到案件情况,早早就可以提前了解案件。

10月10日14:15,速录员高凡的闹钟响起,这是提醒她,14:30案件将在第5法庭开庭。她已经在上午提前从承办法官处领取了案件卷宗,准备笔录。此刻,她要于庭审时间前15分钟到达法庭进行庭前准备工作,负责记录庭审内容,并引导当事人在庭审结束后的笔录上签字,将庭审中当事人提供的新证据材料扫描进案件系统,再将卷宗交给法官。

业务庭室的法官在审结案件后,将有辅助人员前来收取卷宗,进行集中整理,或归档,或移送上诉法院。

▲司法辅助人员正在整理纸质卷宗,准备向承办法官分发。

今年以来,全院平均每月开庭678件,同比增加23.27%。从立案到开庭的平均用时由66天缩短为19天,从开庭到结案的平均用时由19天缩短为6天。

值得一提的是,在外包项目中,专门设置的保全岗。诉前保全是提高案件质量和执行效率的重要手段,保全岗在1-9月,保全案件数990件,同比增加130.64%,见证了该院保全工作质的飞跃。

肥东法院制定标准化、精细化审判辅助业务流程,明晰各个岗位的工作内容和完成标准,充分提高运转效率。

▲诉讼服务大厅井然有序接待当事人。

自2019年9月以来,在审判辅助模块中,送达岗新收8813件,发起送达8813次,送达成功率占比约88%;诉讼保全岗完成保全1198案;速录员记录庭审合计4568个;上诉登记岗流转上诉卷宗1472卷。

信息化助力无缝衔接

新冠肺炎疫情缓解以来,多家兄弟法院都前来肥东法院考察交流司法辅助事务外包项目。院长曹海清在介绍这一项目时,常用的词眼就是“集约化管理与信息化有机结合的司法辅助外包新模式”。

▲重装上线的家事纠纷调解室,让当事人心平气和化解纠纷。

肥东法院在引进外包项目之初,已经对信息化进行了全方位的完善,同步开展的诉调对接、繁简分流工作,更加完美地让外包项目嵌入每一个关键环节,使得所有工作衔接流畅高效,为一站式多元解纷和现代化诉讼服务体系建设保驾护航。今年9月,肥东法院荣获“全省法院一站式多元解纷诉讼服务体系建设先进单位”。

▲肥东法院全新打造系列调解室,让“和”文化助力诉调对接。

疫情期间,全省法院推广线上诉讼服务。肥东法院主动应对,全面启动网上立案、网上调解、网上开庭,最大化满足群众的“云庭”司法诉求。很多春节假期前就已经完成的排期案件、送达案件,通过司法辅助人员进行统一通知延迟。对于网上立案的案件,由专门的网上立案岗进行对接,符合条件的及时立案。今年以来,该院网上立案共计2236件。

智慧送达管理系统则对电话送达、EMS送达及延伸服务、直接送达、公告送达等送达方式进行全方位管控。同时,监控整个送达过程的时间节点,送达过程全程留痕,保证每次送达有据可查。配备三辆新能源送达专用车,外勤送达人员将每次送达时的送达定位地图、实景拍照、签收情况通过手机APP及时反馈到系统中。

▲在智能服务区,工作人员指导当事人网上立案。

项目运行之初,外包公司通过调研,还掌握了各承办法官的办案习惯、开庭偏好,根据不同的要求制定不同的工作方案,实现外包工作的无缝对接和完美匹配,充分提高工作效率。针对司法事务的特殊性,肥东法院与外包公司及工作人员均签订保密协议,碎片化的、相互独立的工作内容使得工作人员无法知悉案件全貌。外包人员办公场所集中统一,并安装24小时无死角监控设备,确保责任到位且可以倒追。

据介绍,自去年运行磨合至今,司法辅助事务外包在信息化的助力下,已经与肥东法院司法工作完成了无缝对接。从立案到审判,剥离85%以上辅助事务,对于业务庭室的高效运转,以及辅助事务集中完成,都有了良好的实践效果,为不断提高审判质效,切实维护司法公正奠定了坚实基础。

(张锦娣 李媛媛)